PHIẾU GIAO
NHẬN CONTAINER
EQUIPMENT
INTERCHANGE RECEIPT – EIR
1.
Phạm vi áp dụng: Các
chứng từ này do cảng cấp cho chủ hàng
-
Phiếu giao nhận container (EQUIMENT INTERCHANGE RECEPIT – EIR)
+ Cảng giao containerhàng hoặc rỗng cho chủ hàng
+
Cảng nhận container hàng hoặc rỗng từ chủ hàng
- Phiếu
đóng/ dỡ hàng container (STUFFING/UNSTUFFING EIR) dùng trong các trường hợp:
+ Chủ hàng
rút hàng tại cảng
+ Chủ hàng
đóng hàng tại cảng
2. Mẫu chứng từ:
Kết cấu:
-
Phần tiêu đề gồm: Biểu tượng, tên chứng từ, số hiệu
chứng từ, ngày phát hành chứng từ.
-
Nội dung thứ nhất của Phiếu giao nhận container là các thông số
liên quan đến chủ hàng, gồm: Tên cơ quan, tên người nhận hàng, số CMND, số hiệu
lệnh giao hàng, lệnh cấp rỗng hay số hiệu Booking Note, thời hạn hiệu lực của lệnh
giao hàng, cơ quan phát hành lệnh giao hàng, ngày tháng phát hành.
-
Nội dung thứ hai là các thông tin về container như: số
hiệu container, cỡ, loại, trạng thái, trọng lượng, vị trí, tên tàu, chuyến tàu,
hãng tàu, chủ khai thác, ngày xếp dỡ, cảng dỡ, số seal…
-
Nội dung thứ ba là các chi tiết về tình trạng container,
được biểu thị bằng cách đánh dấu vị trí hư hỏng trên hình vẽ, đánh dấu vào mã số
quy ước và ghi chú.
-
Nội dung thứ tư là các chi tiết về thời gian giao nhận
hàng, phương án giao nhận, số hiệu xe nâng (cẩu khung), lượng container phải dời
dịch trong quá trình giao nhận…
-
Cuối cùng là ký xác nhận của các bên.
3. Hình thức phát hành
Phát hành
bằng máy in vi tính. Trường hợp do mất điện hay sự cố về mạng thì vẫn có thể
phát hàng bằng viết tay.
4. Hướng dẫn thực hành:
- Số hiệu
EIR: ở góc phía trên bên phải, được in sẵn theo số thứ tự, phù hợp với số hiệu
đăng ký của máy vi tính. Dòng dưới là ngày tháng phát hành EIR, do máy tính tự
đăng ký. Nếu phát hành EIR bằng viết tay thì nhân viên phát hành chứng từ phải
ghi ngày, tháng vào mục này.
- Giao
cho/Nhận của …………………….Bởi Ông/Bà……………..Số CMND………..
Ghi tên cơ
quan giao nhận hàng, tên người trực tiếp giao nhận hàng và số chứng minh nhân
dân của họ.
Thực tế
trong quá trình giao nhận thường chỉ ghi tên cơ quan chủ hàng mà không ghi tên
người trực tiếp giao nhận và số CMND của họ. Tuy nhiên, về mặt pháp lý thì nội
dung này rấy cần thiết đối với chứng từ giao nhận, và trong những trường hợp cần
thiết nên ghi đầy đủ.
Lệnh giao hàng/BN:…………………………………Giá trị đến:………………………………
Mục này
ghi số hiệu của lệnh giao hàng đối với hàng nhập, hoặc số hiệu của Booking Noteđối với hàng xuất (nếu có). Tuy nhiên khi nhận container rỗng để đóng hàng xuất,
khách hàng thường trình lệnh cấp rỗng và lệnh này không ghi số hiệu – vậy mục
này có thể để trống.
Với hàng
nhập, sẽ có thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng (D/Container), cho nên phải
ghi thời hạn này vào EIR để nhân viên điều độ có thể kiểm tra được là đã quá hạn
giao hàng hay chưa. Nếu ngày thực tế giao hàng muộn hơn ngày ghi trên mục “Giá
trị đến” của EIR thì nhân viên điều độ phải yêu cầu chủ hàng gia hạn.
- Đại
lý/Cơ quan phát hành…………………………..Ngày…………………….
Ở dòng này
ghi tên đại lý hay cơ quan phát hành lệnh giao nhận container (lệnh giao hàng,
lệnh cấp rỗng…) và ngày tháng phát hành.
-
Số
container; Ghi số hiệu container, gồm cả phần chữ cái và phần số
-
Cỡ: Ghi 20’ hay 40’ hay 45’
-
Kiểu: ghi kiểu loại container, chẳng hạn:
+ OT: Open top
+ Tank: Cont bồn
+ RF: Cont lạnh…….
-
Trạng
thái: ghi container có hàng hay rỗng (F = Full, E = Empty)
-
Trọng
lượng: ghi trọng lượng hàng chứa trong container theo đơn vị tấn mét (metric
ton = 1000 kg) bao gồm cả bao bì.
Với container rỗng thì để trống mục
này.
-
Vị
trí thực tế: ghi vị trí thực tế của container trên bãi (nếu có)
-
Tàu/chuyến:
ghi tên tàu chuyên chở cont đến cảng với hàng nhập hoặc tên tàu sẽ chở
container đi khỏi cảng đối với hàng xuất và số hiệu chuyến đi. Ví dụ:
L.BHUM/006N.
-
Hãng
tàu; ghi tên hãng khai thác tàu. Ví dụ: WH, VCS
-
Chủ
KT: ghi tên chủ khai thác container. Ví dụ: HJ, KL, HL….
-
Ngày
xếp dỡ: là ngày xếp,dỡ tàu. Hàng nhập máy tính sẽ tự động đăng ký, còn hàng xuất
thì để trống.
-
Cảng
đi đến: Với hàng nhập thì để trống, còn hàng xuất thì chỉ cần ghi tên cảng dỡ.
Cần lưu ý các khái niệm sau:
+ Cảng dỡ
(PD = Port of discharging): là cảng mà tại đó container được dỡ ra khỏi tàu. Cảng
này có thể là cảng đến của container nhưng cũng có thể chỉ là cảng chuyển tải.
Như vậy, nếu chứng từ hàng xuất có ghi tên cảng chuyển tải thì phải hiểu đó chính là cảng dỡ của container.
+ Đích đến
(FD = Final Destination): đây là cảng hoặc nơi đến cuối cùng của container
-
Siêu
trường/Siêu trọng: Những thông tin về container quá khổ hoặc quá tải sẽ được
ghi vào mục này.
-
IMO:
container hàng nguy hiểm. Ở mục này sẽ ghi chú về hoặc nguy hiểm. Chẳng hạn:
IMO 5.2
-
Nhiệt
độ: dùng cho container lạnh, là nhiệt độ cài đặt yêu cầu.
-
Số
seal; đây là số seal của chủ hàng. Với hạng nhập máy tính sẽ tự động đăng ký dựa
vào thông tin trên mạng. Với hàng xuất chỉ ghi số seal khi có yêu cầu, nếu
không sẽ để trống.
-
Số
seal HQ: là số seal/chì của hải quan. Những trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu,
phải số seal HQ, nếu không để trống
-
Phần
hình vẽ cấu trúc tổng quát của container: dùng để đánh dấu các vị trí hư hỏng,
bằng cách đánh dấu “x” vào vị trí hư hỏng đồng thời gạch chéo vào ô mã số tương
ứng ở phía dưới.
-
Ô
ghi chú: ghi chú đặc biệt khác (nếu có)
-
Số
xe: ghi số hiệu xe vận chuyển của chủ hàng.
-
Thời
điểm giao nhận: ghi thời gian nâng/hạ container cho chủ hàng.
-
Phương
án: ghi phương án giao nhận. Chẳng hạn; giao nguyên cont, cấp rỗng, hạ rỗng….
-
Phương
tiện XD: ghi số hiệu xe nâng hoặc cẩu khung làm hàng. Chẳng hạn: 02.40,08.40, nếu
là phương tiện của đơn vị ngoài thì ghi TG, 710…
-
Dời
dịch; ghi số lượng container phải dời dịch trong quá trình giao nhận. Chẳng hạn:
4 x 20’ hoặc 1x40’
-
Chữ
ký, họ tên của các bên liên quan
